Partager en lecture seule un document Office

Voici une astuce Office (donc pour toute la collection des applications Office).
Cette semaine, après avoir fait un tableau de bord sur la gestion des incidents, je l’ai présenté à la Direction qui était enthousiaste. Leur demande a donc été d’avoir accès au tableau de bord directement sur le serveur afin de pouvoir le visualiser en temps réel.

Problème: le fichier a besoin d’être accessible pour les modifications et bien entendu la Direction aime ouvrir régulièrement le tableau de bord. Une possibilité de conflit apparaît donc car comment modifier un fichier qui est déjà ouvert ?

Il existe plusieurs solutions pour y remédier mais je vais vous présenter l’une d’elles. Lorsque vous enregistrez votre document Office (Fichier -> Enregistrer Sous), il faut cliquer sur le bouton option (à gauche du bouton Enregistrer):

Il suffit ensuite de cliquer sur Options générales pour voir apparaître la popup suivante:

Nous avons plusieurs possibilités:

  1. Cocher uniquement la case à cocher “Lecture seule recommandée”: à l’ouverture du fichier un message apparaîtra pour recommander d’ouvrir en lecture seule.
  2. Mettre un mot de passe pour la modification. Cela permettra lors de l’ouverture de soit saisir le mot de passe (que la Direction n’a pas), soit d’ouvrir en lecture seule (pour voir le tableau de bord qui reste dynamique, les segments étant toujours sélectionnables / dé-sélectionnables, les cases cocher remplies ou non, …).
     
    puis à l’ouverture du fichier:
N’hésitez pas à me faire vos retours sur cette astuce et si vous allez l’utiliser.

Voici la vidéo:

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