Parfois (même souvent), il arrive que nous ayons des délais impossibles. Cette fois, je n’ai eu que deux jours pour réaliser un tableau de bord budgétaire.
Le besoin: La construction d’un tableau de bord Budget / Réel dont les données sont dans SAP pour toutes les sociétés du groupe, à fournir en devise locale et en Euro.
Alors comment faire cela en deux jours ?
Voici ci-dessous le processus que j’ai déroulé afin d’arriver au besoin au terme de ces deux jours. Je vais détailler ensuite chacune des étapes et les points clés pour y arriver.
Le Besoin
Cette première étape est très importante car elle va orienter l’ensemble des deux jours. Il faut donc bien être à l’écoute du client et surtout ne pas perdre de temps sur des informations peu ou prou importantes.
Voici quelques conseils:
- S’isoler dans un bureau si cela possible,
- Couper les mails et téléphones portables,
- Définir précisément la structure du budget,
- Quelle sera la finalité du modèle ?
- Comprendre l’activité ou les activités de l’entreprises afin de bien identifier les objets de coûts avec le client,
- Bien expliquer au client que nous n’avons que deux jours et que nous ne pourrons pas faire des miracles et qu’il faut donc se concentrer sur l’essentiel. Éventuellement, nous verrons plus tard s’il reste du temps.
Schéma de la solution
Il faut donc définir comment nous allons travailler et dessiner la solution souhaitée. On pourra utiliser des cartes heuristiques (Mind Mapping) pour gagner du temps. Pour ma part, j’ai toujours des feuilles blanches et feutres de couleur pour réaliser des cartes.
A cette étape, il est très important de partir du résultat souhaité et de remonter jusqu’auw hypothèses nécessaires à la construction du modèle.
Et comme pour l’étape précédente, il ne faut pas se disperser, il faut rester à l’essentiel.
Conseil: Toujours avoir à l’esprit que le modèle va évoluer après les deux jours. Le client devra le modifier lui même pour qu’il puisse répondre à d’autres questions. De ce fait, la solution doit rester ouverte, que ce soit en termes de données et en termes de rigidité (offrir le plus de dynamisme possible).
En deux jours, il est toutefois impossible de faire un tableau de bord entièrement dynamique avec un TCD qui reprendrait l’ensemble des informations avec une granularité évoluant au fil des envies de l’utilisateur. Je propose donc d’avoir un tableau de bord dont la structure reste rigide et alimentée par des informations calculées de façon dynamique depuis d’autres onglets (la partie calcul).
En résumé:
Feuille principal: Tableau de bord avec un squelette fixe, défini par le besoin du client.
Chaque cellule va être alimentée par des données issues de TCD eux-mêmes créés grâce à PowerPivot. Le gain de temps est ainsi maximum.
A la fin de cette étape, il faut faire valider le schéma par le client avant de continuer. Cela permet de ne pas perdre de temps plus tard.
Le modèle de donnés
Nous travaillons ici depuis un base de données en utilisant PowerPivot. Il faut donc avoir accès aux données (adresse de connexion, login, mot de passe).
Idéalement, si on peut, on va récupérer des tables de mapping déjà existantes, des tables de dates également existantes.
A présent, nous connaissons les informations nécessaires à la construction du modèle. Il faut donc construire la structure avec la table de fait (table centrale) et les tables secondaires. Dans notre cas, nous avons besoin de deux tables de fait: Budget (Table GLPCP dans SAP) et Réel (Table GLPCA).
Voici ce que j’ai construit pour le besoin de mon client (réalisé avec Powerpivot):
Ce schéma sera inséré dans la documentation du modèle pour que le client puisse comprendre s’il souhaite le faire évoluer. Nous pouvons voir en bleu les deux tables de fait.
Calculs 1
Il s’agit de la première étape des calculs.
Ici, il s’agit de commencer la création à proprement parler du modèle. L’idéal est d’avoir déjà une structure toute prête et paramétrable afin de gagner du temps. Le modèle sera ainsi présentable en quelques clics seulement !
Voici la structure utilisée pour ce modèle:
Les deux images en haut à droite sont des boutons avec derrière des macros:
- l’une pour créer le sommaire;
- et l’autre pour créer les liens dans tout le modèle.
Le gain de temps est ainsi énorme.
Les différents chapitres pourront être disposés dans un ordre différent, en fonction de ce que peut souhaiter le client.
Cette étape doit commencer à la fin de la première journée et recommencer au début de la seconde. Cela permet notamment de laisser mûrir durant la nuit. Les idées affluent et nous sommes plus efficaces lors de la deuxième journée.
A la fin de cette étape, juste les principaux calculs ont été réalisés et avant de continuer, il nous faut vérifier que les données et nos premiers résultats sont justes. Un petit entretien avec le client s’avère donc indispensable !!!
Une fois la validation faite, nous passons à la dernière étape des calculs.
Calculs 2
Cette étape nous permet de finaliser en fonction des retours client.
Il suffit de réadapter les premiers calculs si nécessaire pour ensuite dupliquer sur l’ensemble du classeur. A la fin de cette étape, tous nos calculs sont terminés.
Graphiques
Un modèle sans graphique est un modèle à qui il manque toujours un petit truc, un air de pas fini !
Mais c’est le seul point qui n’est pas obligatoire. Du coup, si vous n’avez pas le temps, n’hésitez pas à ne pas réaliser cette étape, qui pourra être faite ultérieurement.
Dans mon cas, j’ai pris le temps de le faire le soir, après la deuxième journée.
Mode d’emploi
En revanche, cette étape est réellement INDISPENSABLE ! En effet, le client voudra comprendre le modèle pour l’utiliser mais également pour le faire évoluer avec ses propres moyens et ses compétences. Il faut donc être le plus précis possible, et bien agrémenter avec des images si possible.
Mais bon, soyons honnête, nous n’avons qu’une heure, donc comme d’habitude, rester sur l’essentiel, les informations clé pour le client.
Mise en forme et résultat
Enfin, nous sommes professionnels ; donc il faut quelque chose de propre et lisible.
Mettons donc un peu en forme, et réorganisons les feuilles pour une meilleure lecture et utilisation. Si vous aviez déjà une structure et des macros pour automatiser cela, du temps en serait grandement gagné.
Voici le résultat final (j’ai colorié en noir les informations pour anonymiser le tableau de bord):
Comme vous pouvez le voir, je peux cliquer sur la case à cocher « Euro » pour avoir les données en Euro, sinon elles seront en devise locale.
Les segments en haut permettent d’avoir un Budget / Réel en fonction de sociétés et des centres de profits et pour une année définie.
Le graphique est juste un point visuel pour repérer les lignes budgétaires clé et voir l’état du réel.
Pour information, mon modèle est donc constitué de 36 onglets (cf structure plus haut), dont un onglet pour l’entête avec le logo du client et un sommaire.