Résumé conférence présentation EXCEL 2013

Jeudi 8 novembre dernier, j’ai participé à une présentation des nouveautés d’Excel 2013 organisée par la DFCG (association des Directeurs Financiers et Contrôleurs de Gestion) dont l’intervenant était Laurent Cabanac, spécialiste Excel, intervenant à TBC (Toulouse Business School), contrôleur de gestion de métier. Laurent Cabanac participe également recueil de besoins des futures versions d’Excel à Redmond. Il était d’ailleurs la semaine dernière dans les locaux de Microsoft pour plancher sur Excel 2016 avec 14 autres participants venus du monde entier.
L’objectif de cette conférence était de présenter les nouvelles fonctionnalités qu’Excel 2013 apporte par rapport à la version précédente. Je vais donc reprendre les différents points abordés durant cette soirée et si possible vous montrer quelques exemples afin d’illustrer l’ensemble.

Au démarrage d’Excel…

Dès le lancement d’Excel, nous pouvons voir une nouvelle interface, avec notamment la possibilité d’utiliser des modèles, de très nombreux modèles. Avec une version très orientée Internet (Office 365), nous pouvons également rechercher des modèles en lignes, permettant ainsi d’accéder à plusieurs dizaines de modèles aussi bien pour les particuliers que pour les professionnels.

Une interface épurée

Seulement 24 couleurs:
Comme vous pouvez le voir ci-dessous, le changement par rapport à 2010 est énorme. Cela est dû notamment à la volonté de Microsoft de n’avoir que 24 couleurs afin d’offrir la possibilité d’utiliser Excel sur de nombreuses plateformes (Tablette, Smartphone) quelle que soit la carte graphique.
Il y a eu donc une dégradation volontaire d’Excel pour l’accès à toutes les plateformes. Notons toutefois que toutes les fonctionnalités ne sont pas gardées selon les plateformes et donc les versions.
Onglets rectangulaires:
Au niveau de l’interface, nous pouvons également constater la forme des onglets qui est à présent rectangulaire comme on peut le voir ci-dessous.
Circuler dans le classeur:
Voici ici un point négatif: la suppression des deux boutons d’accès aux premier et dernier onglets. Il faut à présent utiliser le raccourci CTRL + Clic souris pour y accéder. Pas sûr que cela soit très pratique sur une tablette !!!

Single Document Interface

Une nouveauté très utile et finalement très attendue est le Single Document Interface : autant de tâches distinctes que de classeurs ouverts. Autrement dit, si un classeur plante, cela n’impacte pas tous les classeurs Excel. Donc si on ouvre plusieurs classeurs, ils sont gérés distinctement au niveau de la mémoire.

Version orientée Internet

Lorsqu’on enregistre un classeur, nous pouvons le faire directement dans Skydrive, l’environnement Cloud de Microsoft et ainsi accéder au document quelque soit l’endroit où nous nous trouvons.
Après pas mal d’utilisation d’Excel 2013, j’avoue que l’accès au Cloud n’est pas toujours idéal. En effet, autant le particulier pourra accéder à ces documents qu’en entreprise, cela sera plus compliqué. En effet, les normes de sécurité empêchent la plupart du temps d’accéder au Cloud. Aussi il faudra peut-être être vigilent au type de document déposé sur le Cloud.

Evolution du Business Model de Microsoft Office

Une des déclinaisons de Microsoft Office 2013 est Office 365.
Il existe ainsi deux modèles d’accès à Office (en plus de l’achat classique) :

  • La location : installation d’Office sur la plateforme (PC ou autre) avec un paiement annuel ;
  • Le Streaming : il s’agit d’une location mais sans aucune installation sur la plateforme. Vous accédez à Office directement depuis le net. L’avantage est que vous y avez accès partout. Attention toutefois lorsque vous souhaitez travailler sur Excel dans le train non équipé de WIFI, vous ne pourrez pas. Il y aura donc des limites surtout liées aux déplacements.

Pour information, il existe des avantages sur les prix dans certains contextes :

  • Vous êtes parents d’un élève, possibilité de payer 79€ pour 4 ans pour les versions streaming ;
  • Si votre entreprise a un contrat avec Microsoft (surtout les très grosses organisations), vous avez la possibilité de ne payer que 12€ / an pour une version particulier. Demandez donc à vos responsables car cela peut être très intéressant. De mon côté, j’avais profité de cette offre pour la version 2010.

Juste pour un complément d’information, il faut savoir que Microsoft réalise un chiffre d’affaire aux alentours de 10 milliards de $ par an sur les produits Office et que le résultat net sur Office est de 70%.

Les offres:

Animation améliorée

Je vous ai préparé une petite vidéo qui nous permet de voir l’amélioration de l’animation. Comme on peut le voir, quand on change la valeur d’une cellule, toutes les cellules impactées changent avec un effet de déroulement. Et au niveau des graphiques, nous avons également un effet de transition.

Mode tactile

A présent, comme dit plus haut, il est possible d’utiliser Excel sur une tablette (iPad, Androïd ou Surface…). Toutefois, il peut être difficile avec nos « gros doigts » de cliquer sur les boutons du ruban. Il existe donc une fonctionnalité qui permet de passer du mode souris au mode tactile. Cela permet de grossir l’ensemble des boutons et des espaces entre eux.
En cliquant sur l’icône:

Loupe d’analyse rapide

Lorsqu’on sélectionne un tableau (CTRL+*) un nouvel icône apparaît en bas à droite. Il s’agit de la loupe d’analyse rapide. La petite vidéo ci-dessous permet de voir les possibilités de cette loupe.
Remarquez qu’en survolant chaque proposition, on peut voir directement le résultat sans forcément appliquer ce choix.

Les graphiques et notamment graphiques recommandés

Une nouvelle fonctionnalité a été rajoutée pour les graphiques : les graphiques recommandés.
Pour cela, il faut sélectionner un tableau (toujours CTRL+*) et dans le ruban, choisir Insertion puis Graphiques recommandés. Une popup s’ouvre et propose des graphiques en fonction des données choisies. Si on regarde bien, il y a un deuxième onglet nommé « Tous les graphiques » et remarquez qu’à gauche, vous pouvez choisir un type de graphique mais surtout nous retrouvons « Graphiques Combinés » qui avaient disparus depuis 2003.
Prenons un exemple simple dans la vidéo ci-dessous. Nous pouvons constater que la sélection du graphique et de l’axe secondaire devient un jeu d’enfant pour des graphiques combinés.
Une nouveauté également est l’ajout de 3 icônes à droite du graphique, comme on peut le voir dans la vidéo. Cela permet de mettre à jour très facilement un graphique. Toutefois les options que nous trouvions dans 2010 dans le ruban existent toujours.

Une autre particularité très pratique (qui existait déjà depuis 2007) est la disposition rapide au niveau du graphique (Ruban : Création -> Disposition Rapide).

Les Tableaux Croisés dynamiques recommandés

Tout comme les graphiques recommandés,  il suffit de cliquer sur Insertion puis TCD recommandé. Excel proposera différents TCD. Cela peut permettre aux utilisateurs qui ont « peur » des TCD d’avoir une approche simple. Pour les utilisateurs avertis, cela ne leur servira pas vraiment.

Flash Fill ou remplissage instantané 

Une forte communication a été faite sur ce point par Microsoft. Le mieux pour voir cette nouveauté est une nouvelle fois une petite vidéo. Sachez que nous pouvons décomposer, concaténer, mettre en forme. Excel comprend automatiquement notre besoin.
Vous remarquerez que nous pouvons agir sur les minuscules et le majuscules, Excel l’interprète automatiquement également.
Voici la vidéo:

Utilisation des segments avec Filtres pour les tableaux

Jusqu’à la version 2010, nous avions la possibilité d’utiliser des segments pour les TCD mais cela manquait pour les tableaux. Cela est chose faite puisque nous pouvons directement insérer un segment dans un tableau. Cela pourra s’avérer très pratique pour les tablettes.

Relations entre tableaux : Fin programmée de RECHERCHEV (VLOOKUP)

Avec Excel 2013, une nouvelle fonctionnalité très importante vient d’être ajoutée : Les relations entre les tables. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez impérativement créer au moins 2 tables dans votre classeur. L’idée est de créer directement les liens entre les tables afin de ne plus “galérer” dans la recherche de la correspondance.

Et scoop pour la version de 2016… cela ne sera pas applicable uniquement aux TCD mais également aux tableaux. Il suffira de mettre le titre de la nouvelle colonne. Est-ce donc la fin programmée du RECHERCHEV ?

Voici un exemple:

Doucement nous constatons que EXCEL et ACCESS se rapprochent de plus en plus, voire sont en train de fusionner mais nous n’avons pas plus d’informations sur ce sujet. Toutefois cela pourrait être très intéressant car c’est une partie déjà gérée dans Open Office.

Segment chronologique dans un TCD

Il est possible d’utiliser à présent un segment basé sur les dates pour les TCD (en espérant le voir pour les tableaux prochainement).

Voici comment l’ajouter:

Windows Store (Office Store)

Comme nous le disions plus haut, cette version d’Excel est très orientée Internet. La philosophie de l’Appstore a donc été reprise pour Office et en particulier Excel.
En effet, nous pouvons donc ajouter directement des applications dans Excel (comme nous pouvons ajouter des addins).

Lors de la présentation, Laurent Cabanac nous a présenté deux applications gratuites: Bing Maps et Gauge. Je vous laisse le soin de les télécharger et de les tester et n’hésitez pas à me faire vos retours sur ces applications ou d’autres que vous auriez pu tester.

Comment ajouter une application:

Exemple: BingMaps

PowerView

Powerview est un outil issu de Microsoft SQL Server et permet de représenter des tableaux et graphiques de gestion dans une feuille de style Web gérée avec la technologie Microsoft Sylverlight.
Cette première version de Powerview est assez sympathique mais reste toutefois limitée. Il s’agit là d’un premier jet et nous espérons que la version Excel 2016 proposera une version beaucoup plus aboutie.
Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut l’activer dans les compléments d’Excel (Fichier -> Options -> Compléments).

PowerPivot

Powerpivot existait déjà en Addin avec la version 2010. A présent, il est directement intégré à la version 2013. Pour ceux qui ne connaissent pas, on peut dire qu’il s’agit d’un “TCD puissance 10”. Powerpivot lit des données de plusieurs sources et les remonte directement en mémoire vive (technologie “in-memory”) permettant ainsi de traiter des données très rapidement.
Avec Powerpivot, un nouveau langage apparaît; DAX avec environ 570 fonctions sur la gestion des données.

Remarquez également que tous les driver de lecture de bases de données sont fournies avec Powepivot:

Pour ceux que cela intéresse, je suis en train de préparer une formation PowerPivot d’une journée. N’hésitez pas à me solliciter sur mon blog.

Inquire

Inquire est également un nouveau complément d’Excel 2013. Inquire propose 3 fonctionnalités principales:

  • Il permet d’auditer le contenu d’un classeur selon 51 points d’analyse: liens externes, liens DDE, connexions base externes, cellules masquées, feuilles masquées, …. ;
  • Il permet de nettoyer un classeur (formats conditionnels inutiles, liaisons, fichiers temporaires, …) et ainsi permet d’avoir un classeur plus rapide et moins lourd ;
  • Enfin, il permet de comparer deux version de documents et va jusqu’à comparer le code VBA.
Il est à noter qu’il existe déjà des addin Excel qui proposent ces fonctionnalités qui soient tout aussi  bien voire parfois meilleurs pour certains.

Excel en Webapps

Nombreux sont ceux qui ne le savent pas mais il est possible d’ouvrir un classeur Excel directement depuis le navigateur Internet (et pas seulement Internet Explorer) et de le modifier, et ce depuis la version 2007. Donc quand vous enverrez un classeur Excel à quelqu’un qui dit ne pas avoir Excel, dites lui qu’il pourra quand même l’ouvrir et le modifier. Toutefois toutes les fonctionnalités ne seront pas présentes bien évidemment.

Nouvelles fonctions

A toute nouvelle version, de nouvelles fonctions ! Cette version en propose 50 nouvelles dont vous pourrez trouver la liste en cliquant sur le lien suivant:
Lors de la présentation, un zoom a toutefois été fait sur certaines fonctions qui peuvent s’avérer très utiles:

  • FORMULETEXTE: Renvoie la formule à la référence donnée sous forme de texte.
  • SI.NON.DISP: Renvoie la valeur que vous spécifiez si l’expression est résolue à #N/A ; autrement, renvoie le résultat de l’expression
  • ESTFORMULE: Renvoie VRAI s’il existe une référence à une cellule qui contient une formule. Il s’agit d’une fonction que personnellement j’attendais.
  • NO.SEMAINE.ISO: Renvoie le numéro de la semaine ISO de l’année pour une date donnée. En résumé, selon la version d’Excel (Française, anglaise, …), le numéro de semaine est défini d’après les règles en vigueur dans le pays.
  • VALEURNOMBRE: convertit du texte en nombre d’une manière indépendante des paramètres régionaux.
  • FEUILLE: Renvoie le numéro de feuille de la feuille référencée.
  • FEUILLES: Renvoie le nombre de feuilles dans une référence.
  • SERVICEWEB:   renvoie des données à partir d’un service web.

Pour la dernière fonction, aucun exemple n’a été fourni mais j’aimerais tout de même en profiter dans cet article. Il faudra y associer la fonction FILTRE.XML, également une nouvelle fonction de 2013.
FILTRE.XML: renvoie des données spécifiques à partir du contenu XML à l’aide du XPath spécifié.

Exemple ici: Webfonctions2013

Pour conclure…

Ce fut une présentation très intéressante du fait des exemples et des avis de l’intervenant. Nous pouvons  conclure qu’il s’agit d’une vraie nouvelle version d’Excel très orientée Internet. Toutefois, certaines parties ne sont pas totalement abouties, comme Inquire et surtout PowerView. enfin, la circulation dans le classeur devient compliquée du fait d’être oblogé d’utiliser la touche CTRL pour accéder à la première ou à la dernière feuille.
En discutant ensuite avec d’autres utilisateurs, nous attendons certaines nouvelle fonctionnalités pour 2016, comme la SOMME sur les couleurs, une fusion entre Access et Excel par exemple.
Si vous utilisez déjà Excel 2013 dans votre organisation, n’hésitez pas à faire vos retours dans les commentaires.

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